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提升工作效率,从一张整洁的办公桌开始

2020/9/5 9:13:36      点击:

来源:小饕校友

在办公室里,你是否也曾经历过这些尴尬时刻:伸手去拿笔筒里的笔,却失手碰到了旁边的花瓶;翻遍了抽屉柜的每一层,才发现急用的文件压在桌上成堆的零食底下;办公桌下的杂物越积越多,甚至无法伸展腿脚……

其实,只需要简单的整理,这些问题就会迎刃而解!

1. 在办公桌这块方寸之地,永远别为了整理而整理、为了干净而整理,而是为了提升工作效率而整理。

2. 桌面上主要收纳每天或每周会用到一次的必需品。具体来说,要把桌面分成三大区域:黄金三角区、左手区域和右手区域。

3. 桌面黄金三角区,是你坐在桌旁看向前方的扇形区域,是办公的最核心位置。

在这个区域中,建议你只放和当下工作强相关的物品,比如电脑、鼠标、键盘,其他和工作无关的全部移开。这样能保证你坐在办公桌前能第一时间开展工作。

4. 建议把桌面的左手区域,打造成工作类物品区,摆放文件、文具、日程本、草稿本、iPad等推动工作进程的辅助工具。

5. 不要把你的笔筒、文件盒随意塞满。只留下1支圆珠笔、1把尺子、1个日程本、1个年历、1个番茄钟等。

这个叫“物品唯一原则”,一旦同类工具过多,频繁切换和适应工具触感、风格等,不知不觉会消耗你的能量,降低你的效率。

6. 建议把桌面的右手区域,打造成私人物品区,摆放一些绿植、鲜花、水杯、纸巾、家人照片等抚慰工作心情的物品。

7. 千万不要把私人物品和工作物品混在一起,比如在孩子照片旁边有一个笔筒、毛绒玩具下面放一叠文件、零食鲜花旁边又有好几本参考书等。

8. 办公桌下方的脚下空间,最好一律清空,方便腿脚活动、伸展,减少空间拥挤给身体带来的压力感。要把过多的私人物品都拿走,比如手提袋、快递箱、鞋盒等。

更不要把办公桌当成了自己家之外的第二储藏室,囤积大量外套、拖鞋、高跟鞋、枕头,甚至被子。工作空间和生活空间要有界限。

9. 办公桌下的抽屉柜适合收纳每月会用到一次的备用品。抽屉柜和办公桌中间的夹层,要把杂物全部清空,避免堆积出卫生死角,因为杂物会吸引更多同类和灰尘聚集。

10. 抽屉柜通常分3层,可以按照3分法进行收纳,第一层放备用文具,可以利用分格小收纳盒,帮每类文具在抽屉中固定位置;

第二层建议收纳个人小件物品,如零食、茶包等;第三层建议收纳个人大件物品,如背包、衣物、书籍等。

11. 注意日常保持抽屉中有20%的留白。如果你手头有超过一年以上的文件,可以使用“扫描全能王App”进行批量电子化,归档到云笔记中方便日后随时快速查阅。

纸质原文件可以根据企业规定,比如在项目完成一年后,送到公司公用文件区,由专人看管、集中分类备档。

12. 生活需要仪式感,给自己设计一款每日开工仪式、收工仪式。比如,每天早晨上班第一件事是用湿巾擦拭桌面,以最整洁的状态迎接一天的工作。

下班前的最后一件事,是把桌面上当天使用、移动过的物品分类并归位,把不需要保留的放入碎纸机或垃圾箱。收工时保持桌面80%留白。

13. 这个思路不仅适用于公司的办公桌,你还可以把家中书桌整理成自己想要的样子。我保证,只需要这一点小小的行动和改变,你会收获到意想不到的惊喜。